ГлавнаяЛичностиНестандартные площадки для мероприятий

Нестандартные площадки для мероприятий

Алина Баженова

bazhenova spiker2

В рамках учебного курса «MICE школа» наш спикер Алина Баженова рассказала нам о том, как клиент видит тендерное предложение, на чём основывается его выбор, а также о стандартных и нестандартных локациях, которые агентства могут и должны использовать.

Очень часто мы не понимаем, с чем связан выбор клиента и какими принципами он руководствуется, рассматривая тендерные предложения. Мы забываем, что клиенты – такие же люди, как и мы, и, чтобы причины их действий и критерии выбора стали понятными, необходимо уметь ставить себя на их место. Когда клиент просматривает тендерные предложения, чтобы решить, с каким агентством он будет работать, площадка выступает одним из важнейших критериев и существенно влияет на его выбор. В отличие от всего остального, что предлагает агентство, это – то единственное физически осязаемое, что возможно увидеть ещё до мероприятия, и то, что является главной гарантией для клиента. Поэтому, о площадках, нестандартных новых и привычных стандартных локациях, мы и поговорим в этом материале.

Тендерное предложение глазами клиента:

На клиенте лежит ответственность за проведение мероприятия, и выбор подрядчика для него – первоочерёдная задача, которая связана с определёнными рисками. Он получает ряд коммерческих предложений и должен остановиться на одном из них, выделив самое лучшее и подходящее для предстоящего мероприятия. Существуют ключевые точки, на которые клиент, как правило, обращает внимание, и можно выделить те, которые, просматривая предложение, он увидит в первую очередь.

1) Концепция программы. По сути, креативность – ключевое качество, которым должно обладать ивент-агентство, и его задача заключается именно в том, чтобы предлагать компании такие идеи и креативные решения, которые бы она не смогла придумать сама. Предложение – это и есть сама концепция, программа, с которой клиент может ознакомиться, понять в чём заключается её суть и увидеть мероприятие таким, каким его представляет агентство.

2) Уровень организации. Вы обещаете клиенту, что мероприятие пройдёт успешно, при этом гарантируя соблюдение тайминга, показываете проекты, которые вы делали, подтверждающие ваш профессионализм и способность обеспечить организацию на высшем уровне. Главная задача – объяснить поэтапно, как и что вы будете делать, убедить клиента, что это реально и развеять возможные опасения.

3) Трансфер, проживание, питание, и т.д. В предложении агентство должно осветить и техническую сторону вопроса: каким образом гости будут добираться до локации, где они будут проживать, как будет обеспечиваться питание. Также должно быть обозначено место проведения самого мероприятия и какой будет его бюджет. Что же клиент из всей массы этих моментов действительно может оценить ещё до проведения мероприятия и на что он может получить гарантии? На самом деле, сущность данной услуги такова, что, подстраивая мероприятие индивидуально под клиента, вы не можете гарантировать успешную реализацию предложения ни по одному из пунктов, и многолетний опыт вместе с большим количеством удачных проектов, к сожалению, также не может стать стопроцентным залогом успеха. Всё, что вы предлагаете и продаёте клиенту в коммерческом предложении, он сможет увидеть и оценить только непосредственно во время проведения мероприятия, когда выбор уже сделан и деньги потрачены.

4) Площадка. Но, всё же, есть то, что может повлиять на выбор клиента, и уже существует до проведения мероприятия и выбора агентства — это площадка, которую можно оценить, осмотреть, потрогать. Она и станет главным критерием, определяющим, на чём клиент всё-таки остановится, и будет служить также не только для оценивания будущего мероприятия, но и самого агентства как компании, которая собирается его проводить.

bazhenova spiker

Площадки в портфолио:

Когда клиент направляет к нам запрос по поводу проведения мероприятия, мы составляем портфолио и предлагаем ему определённые локации. Но откуда они у нас появились и какими знаниями мы руководствуемся, подбирая те или иные площадки? Все они могут быть разделены на несколько основных видов:

Общеизвестные локации – площадки, которые известны всем, включая людей, которые никаким образом не связаны с проведением мероприятий. К ним относятся большие сетевые отели, огромные конгресс конференц-холлы, и все те здания и места, о которых знает абсолютно каждый. Решая, где провести мероприятие, агентство, в первую очередь, подумает о таких локациях, этот выбор самый простой и даётся очень легко, поэтому такие площадки являются наиболее широко используемыми.

Площадки по наследству – придя на новое место работы, наше руководство передало нам знания о площадках, которые активно используются агентством, и мы, так же, как и предыдущие сотрудники, продолжаем с ними работать.

Локации, на которые приводит клиент. По каким-либо причинам клиент хочет проводить мероприятие на определённой локации, приводит на неё агентство и диктует, что другие варианты для него неприемлемы. Агентство подстраивает мероприятие именно под эту локацию, и, впервые использовав, в дальнейшем получает возможность предлагать данную площадку уже другим клиентам для проведения новых мероприятий.

Локации, которые пришли самостоятельно – это площадки, которые сами обратились к агентству, заявив о себе и готовности к сотрудничеству. По сравнению с остальными, их процент довольно маленький, но, всё же, стоит их учитывать.

Ключевой вопрос, который мы должны себе задать: как много локаций мы как менеджеры нашли сами? При том, что главная задача агентства изобретать новое и находить свежие решения, суровая правда заключается в том, что, в большинстве случаев, мы работаем по одним и тем же схемам и многолетним шаблонам, которые когда-то давно придумали сами, или позаимствовали у других менеджеров. Выходит, что клиенты видят одни и те же локации, которые из года в год мы неизменно предлагаем, и эти локации можно назвать стандартными. Из их числа можно выделить:

Отели – самый распространённый тип. Они не только сразу задают высокий уровень мероприятия, но и обеспечивают комфортабельность: отели идеально подходят для таких целей и уже имеют для этого всё необходимое, к тому же обеспечивая размещение гостей. Используясь проведения мероприятий очень давно, они являются наиболее привычным и консервативным вариантом для клиента.

Бизнес-центры. Большие, современные, просторные и с хорошим расположением, — они также являются привлекательными для клиентов.

Музеи, театры. Безусловно, проведение мероприятий – не самое прямое назначение для таких заведений, и их услугами агентства пользуются реже. Однако, они создают прекрасный фон, и являются хорошим выбором, особенно для событий вечерних.

Выставочные комплексы. Если мероприятие непосредственно приурочено к выставке, арендуется конференц-зал в рамках самого выставочного комплекса для его использования в качестве локации.
Другие: Развлекательные комплексы, базы отдыха, спортивные арены, концертные площадки — выбор типа площадки должен зависеть от количества человек и формата мероприятия.

bazhenova spiker1

Даже если в вашем распоряжении есть большое количество стандартных локаций, которые используются уже давно, и вам кажется, что вариантов для выбора более чем достаточно, стоит обратить внимание и на нестандартные площадки. Ещё несколько лет назад, никому бы и в голову не пришло проводить в этих местах мероприятия, но сейчас их популярность только лишь набирает обороты. К нестандартным площадкам относятся:

Госучреждения – новый вид локаций, который всегда был закрыт, но теперь появилась возможность арендовать практически любое из них. Уровень мероприятия проведённого на такой локации уже автоматически становится выше, только лишь благодаря самой локации, а мероприятие приобретает статус если не международного, то государственного масштаба.

Фотостудии – они не всегда расположены в лучших местах, но при этом имеют очень серьёзное техническое оснащение. В фотостудиях уже изначально предусмотрены такие фоны, стилистика, которые могут перевернуть, задать или поддержать концепцию всего мероприятия, чему также могут способствовать продвинутые возможности освещения. Благодаря таким уникальным условиям, можно создать любую локацию в рамках одной зоны, так как фотостудии изначально на это рассчитаны.

Салоны (автомобильные, мебельные) – это большие площадки, не уступающие по уровню хорошим бизнес-центрам, при этом имея совершенно другую стоимость из-за того, что проведение мероприятий не является их прямым предназначением. В рамках салона мебели, к примеру, может быть предусмотрен просторный салон с красивой и удобной мебелью, выполняющий роль шоу-рума, и находясь на мероприятии в такой локации, создаётся впечатление, что вы находитесь на испанской вилле, а не в мебельном салоне.

Парки, сады, музеи под открытым небом – это большие зелёные территории, оградив часть которых, можно сделать потрясающее мероприятие. Фактически, это ботанические сады, которые разбиваются на отдельные блоки, которые сдаются отдельным компаниям целыми зонами.

Арт-пространства — большое количество коворкинговых центров, очень стильных, хорошо оформленных, на разное количество гостей в самом центре города, могут быть использованы в качестве локаций, при этом с совершенно другим бюджетом на их аренду, по сравнению с привычными местами проведения.
Современные галереи — это галереи современного искусства, которые прежде не были доступны для широких показов, и до сих пор являются заведениями закрытого типа. Однако, учитывая, что круг ценителей довольно узкий и для них свойственно небольшое количество посетителей, галереи могут выделять дни и посвящать их проведению мероприятий, обеспечив для них стильный и красивый фон.

Крыши домов, отелей – только набирают популярность. Проведение любого семинара в условиях, когда вокруг захватывающие пейзажи, безусловно, доставит гостям удовольствие.
Самое главное преимущество нестандартных локаций – бюджет. Как правило, он на порядок ниже, чем стоимость стандартных локаций.

При том, что множество неожиданных мест стали использоваться в качестве площадок, всё же остаются локации, которые не сдаются по-прежнему. Существует четыре вида причин, по которым вам может быть отказано в аренде и разные варианты действий в случае таких отказов.

Просмотров: 2 499