ГлавнаяЛичностиБогдан Дудко: «Агентству важно находить оптимальное решение для себя и отеля»

Богдан Дудко: «Агентству важно находить оптимальное решение для себя и отеля»

О нюансах проведения мероприятий в отелях.

О стандартах международного конференц-сервиса, сотрудничестве отелей с МІСЕ-агентствами и клиентами, мы поговорили с Meetings&Events Sales Manager Radisson Blu Hotel, Kyiv Podil Богданом Дудко.

– Расскажите, пожалуйста, какие стандарты подготовки к мероприятиям применяются в сети отелей Radisson?

– У нас каждый четверг проходит так называемые breef-meeting (bio-meeting, banketing, barketing event order). Мы распечатываем все функциональные листы по утвержденному мероприятию и со всеми департаментами, которые в нем задействованы, проводим совещание: по меню – с шеф-поваром, по рассадке в зале – с конференц-отделом, который готовит сетапы. Планируем все передвижения гостей, время. Если необходим паркинг, задействуем секьюрити-департамент.

Затем в день мероприятия, как правило, утром, мы встречаемся с заказчиком, и согласовываем все планы на день, опять проходимся по таймингу, по количеству гостей.

Также уже после самого мероприятия необходимо поинтересоваться у организатора, есть ли какие-то пожелания, замечания, для того, чтобы в следующий раз мероприятие прошло еще на более высоком уровне. Это очень важно для поддержания дальнейших отношений.

– Отличаются ли стандарты конференц-сервиса в сети Radisson в разных странах?

– Стандарты едины, они утверждаются брюссельским офисом и записываются в бренд-буке. Например, при проведении конференции используются театральная рассадка: стулья стоят на расстоянии двух метров от экрана, что оптимально для чтения. Расстояние между стульями минимум 50 см, чтобы гостям было комфортно сидеть. Мы проверяем исправность мебели каждый раз. По стандартам, для каждого гостя положен конференц-набор: блокнот, ручка и вода. Причем блокноты должны быть минимум 5 страничек, ручки отцентрованы сверху блокнота, логотипом кверху, что бы наш бренд был узнаваем. Сеть Radisson может предоставить практически любое оборудование в зал по запросу заказчика. Мы, как правило, сотрудничаем с подрядчиками, если у нас нет того или иного оборудования. Заказчик при желании может завезти свое оборудование.

– Какие еще детали имеют значение в конференц-сервисе?

– Все нюансы влияют на выбор заказчика и формируют доверие либо недоверие к тому или иному отелю. Например, часто проводятся кофе-брейки. Если мероприятие небольшое, человек 8-10, есть возможность провести их в зале. У нас есть специальная ниша, куда мы выставляем кофе-машину, чайник с горячей водой и пакетики с чаем. Все это сервируется по стандартам, например, есть специальная ваза для салфеток, для использованных пакетиков с чаем.

Также очень важна вентиляция в зале, комфортная температура (у нас золотая середина, около 23-24 С⁰ в зале, в зависимости от площади). Radisson – первый отель, который ввел бесплатный Wi-Fi в своей гостинице. У нас покрытие есть абсолютно везде, как в номерах, так и в конференц-залах, в ресторане, в кафе.

В конференц-залах у нас три канала с музыкальным сопровождением, чтобы пока гости ожидают начала мероприятия, они могли послушать музыку в зависимости от формата.

Очень важно то, что в наших конференц-залах есть и окна, дающие дневное освещение, и имеются светонепроницаемые шторы, которые позволяют создать атмосферу, если идет какое-то закрытое совещание, либо важные гости просят максимально оградиться.

У нас есть подземный паркинг для VIP-гостей, с которого лифт ведет непосредственно к конференц-зоне. Это обеспечивает безопасность и конфиденциальность гостей.

Наши лифты оборудованы специальной секьюрити-системой, то есть гость, получив номер на пятом этаже и карту-ключ, сможет подняться только на 5-й этаж. По системе безопасности вы сможете по лестнице спустится без карточки, на выход можно, а подняться уже нет такой возможности.

Часто при проведении конференций, требующих синхронного перевода, гости жалуются на посторонние звуки, которые идут от переводчиков. Мы применяем уникальное решение, когда кабины для синхрона и сам переводчик находятся не в том зале, в котором проходит само мероприятие. Камеры записывают происходящее и транслируют переводчику, который находится в соседнем зале. Таким образом мы сохраняем определенную тишину в зале, которая очень важна при тех же переговорах между представителями разных стран. В нашем отеле одновременно могут проходить сразу два мероприятия с таким форматом, когда переводчик находится в соседнем зале. Все это обеспечивает качественную связь и звук перевода.

– Какие вы можете дать советы и рекомендации для успешного сотрудничества МІСЕ-агентств с гостиницами?

– Хотелось бы посоветовать детально изучать потребности клиента, больше задавать вопросов, выяснять нюансы еще до проведения мероприятия, чтобы не возникало лишних вопросов и недоразумений. Потому что, как правило, агентство служит представителем заказчика, и часто, когда клиент недоволен, все «шишки» летят в сторону отеля. Мало еды было в том или ином отеле, слишком тесно, слишком холодно – все эти претензии клиента очень важно передавать отелю как можно раньше, чтобы предотвратить жалобы в дальнейшем. Всех этих проблем можно было избежать, заранее задав вопросы заказчику и выяснив его потребности.

Также очень важно, чтобы заказчик заранее, хотя бы за день, увидел ту площадку, где он будет проводить свое мероприятие.

Агентству важно показывать клиенту реальные цифры по бюджету, не заниженные и не завышенные, находить оптимальное решение для себя и отеля. Мы открыты для каких-то дополнительных скидок, но ждем понимания со стороны агентств.

– Что изменилось в работе с поставщиками?

– Работа с зарубежными поставщиками в последние 5-6 месяцев очень усложнилась, поскольку они воспринимают Украину как страну, в которой идет полноценный военный конфликт, и стараются работать по принципу 100% предоплаты и чем раньше, тем лучше. Поэтому наладить отношения с кем-то новым достаточно тяжело. Стараемся работать с теми сетями либо поставщиками, с которыми сложились хорошие отношения, которые понимают, что нам можно доверять финансовые кредиты и обязательства. Они поддерживают меня, я поддерживаю их. Лояльность по отношению к нам как клиентам стала основным фактором отбора поставщика.

Помогает статус глобальной ТМС: когда компания за рубежом видит, что запрос пришел от HRG, даже с учетом того, что это часть SkyTravel Украина, то понимают, что это как минимум гарантирует им спокойную работу и возможность находить какие-то решения не только в стране с военным конфликтом.

Сейчас очень большим преимуществом является работа с поставщиком, у которого есть представительство в Украине. Если расчеты можно производить в Украине в гривне – это, конечно, идеально в наше нестабильное время.

– Поменялись ли предпочтения у клиентов по выбору площадок для проведения конференций?

– Тенденции к кардинальному изменению в запросах я не наблюдаю. Компании, классически работающие на украинском конференц-рынке, предпочитают совмещать проживание и зал в одном месте. Бывают запросы индивидуальные: периодически мы проводим мероприятия в профильных учреждениях, например, в научных центрах, институтах. Зачастую для того, чтобы собрать в каком-либо областном городе, областном центре персонал, либо клиентов, либо дилеров из этого города и окрестностей, туда приезжают на один-два дня несколько представителей из Киева. Они встречаются при этом с региональным представителем и совместно делают мероприятия. Соответственно, этого человека все равно нужно селить. Классический запрос по Украине – это заселение для двух человек в два сингл-номера в гостинице и два дня проведения какой-то дилерской конференции. Поэтому в любом случае отельная составляющая присутствует.

– Пытаются ли экономить, проводя мероприятие в одном месте, а организовать проживание в другом?

– В регионах непросто найти отдельно конференц-зал и использовать его для каких-то мероприятий.

Продавая конференц-пакет, гостиницы дают неплохие условия, и нет смысла заниматься переездом. Да и организация кейтеринга в удаленном месте повысит транспортную составляющую затрат. Гостиницы делает все это централизовано. Поэтому гостиничные комплексы с конференц-сервисом более востребованы.

Биографическая справка:

Дудко Богдан Алексеевич – Meetings & Events Sales Manager Radisson Blu Hotel, Kyiv Podil.

Место рождения: Киев, Украина.

Образование: КНУ им. Тараса Шевченко, кафедра английской филологии.

Просмотров: 1 874